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La vie est chère Ne laissez pas d'autres personnes perdent leur temps sur vous

Hopley Li 2016-08-17 16:23:43


Nous sommes tous trop occupés, les dépenses de nos jours à des réunions dos-à-dos et nos nuits fiévreusement de répondre aux courriels. (Adam Grant, professeur Wharton célèbre sensible, m'a dit que sur une «journée moyenne», il va passer 3-4 heures à répondre aux messages.) Voilà pourquoi les gens qui gaspillent notre temps sont devenus le fléau de la vie moderne des affaires, ce qui entrave notre productivité et nous ennuyeux dans le processus.

Parfois, il est difficile d'échapper, surtout lorsque la perte de temps est votre patron (un ami rappelle un superviseur qui "appelle les réunions juste pour dire long, des histoires décousues au sujet de ses années de collège" et serait "châtier tous ceux qui ont essayé de partir et fait effectuer des travaux »). Mais dans beaucoup d'autres situations, vous pouvez prendre des mesures pour reprendre le contrôle de votre temps et de votre calendrier. Voici comment.

Indiquez votre méthode préférée de communication. Pendant des années, millennials ont évité célèbre appels téléphoniques - mais presque tout le monde a une préférence de communication d'une certaine sorte. Regina Walton, directeur des médias et la communauté sociale, m'a dit qu'elle aussi, déteste parler au téléphone, une habitude, elle a développé après des années de vie à l'étranger; email est presque toujours mieux pour elle, comme «Je peux répondre quand j'ai le temps et généralement suis très rapide pour répondre." Vous pouvez souvent limiter l'aggravation (et le harcèlement via des canaux multiples) en informant de manière proactive ses collègues sur la meilleure façon de vous joindre, que ce soit par l'intermédiaire d'appels téléphoniques, des textes, des courriels, ou même tweets.

Exiger un ordre du jour pour les réunions. réunions Pointless ou décousues représentent une part disproportionnée de la fuite du temps de travail. Voici une solution: Exigez de voir un ordre du jour avant de vous engager à assister à toute réunion, "pour assurer que je peux contribuer pleinement." Vous pouvez modéliser la pratique en écrivant un ordre du jour pour toutes les réunions que vous présidez, et offrant de partager le modèle avec les autres. En fait, vous pouvez pousser à établir des normes de l'entreprise qui incluent les meilleures pratiques telles que l'élimination "mises à jour" génériques (qui peut habituellement être envoyé par courriel à l'avance) et indiquant clairement les décisions qui doivent être prises à la suite de la réunion. "Discuter de la stratégie d'expansion" serait un point trouble et peut-être improductive; "Décider d'ouvrir un bureau de Tampa" peut guider la conversation beaucoup plus clairement.

listes d'invités de la police. Les réunions sont également dangereux lorsque leur liste des invités a été étourdiment construit, rempli avec des personnes non pertinentes et les décideurs manquent le pouvoir de faire bouger les choses. Si vous avez été invité, poser deux questions essentielles. Tout d'abord, ai-je besoin d'être là? En regardant l'ordre du jour (que vous avez insisté pour qu'ils fournissent), vous pouvez évaluer si votre entrée serait utile ou si vous ne pouvez trouver des détails plus tard. En second lieu, seront les (autres) les bonnes personnes là? Si vous êtes théoriquement décider de la stratégie d'expansion de Tampa et l'exécutif en charge des opérations du Sud-est pas dans la salle, il est probable que vous aurez à répéter tout le processus à son profit. Assurez-vous de comprendre qui sont les vrais décideurs sont, et ne perdez pas votre temps (ou d'autrui) jusqu'à ce qu'ils puissent être présents et de participer.

Forcer les autres à préparer. Nous espérons tous et nous espérons que d'autres vont se préparer à des réunions avec nous. Étonnamment souvent, ils ne le font pas. Même quand ils demander la réunion, ils ont peut-être fait très peu de recherches et de perdre notre temps avec des questions extrêmement basiques, ils auraient pu googlé. Au lieu de cela, nous avons besoin de forcer les autres à préparer à l'avance. "Force" est un mot dur, et qui est intentionnelle - parce que ce n'est pas un fardeau pour les personnes qui ont préparé de toute façon, mais il sarcle efficacement les indécis. Debbie Horovitch, spécialiste de Google+ Hangouts, a longtemps offert des séances initiales gratuits de stratégie, mais réalisé que certaines personnes profitaient des discussions inutiles.

Elle a adopté une nouvelle politique: «Tout le monde qui veut un appel / discuter avec moi doit remplir une demande» avec des questions précises sur ce qui sera discuté. "Maintenant que je me suis fixé mes limites et les attentes des gens avec qui je travaille, il est beaucoup plus facile d'identifier les pertes de temps.» De même, quand les gens demandent des entrevues d'information avec moi, je l'ai commencé à les envoyer un document avec des liens vers des articles Je l'ai écrit au sujet de leur domaine d'intérêt (devenant un consultant ou conférencier, réinventer leur carrière, etc.) et leur demandant de reprendre contact après qu'ils les ont lu pour voir quelles questions ils ont encore. La plupart jamais revenir à moi, ce qui est tout aussi bien? - Je veux seulement parler avec des gens qui sont intéressés et engagés.

Voulez-vous faire face blow-back en durcissant et en mettant des limites claires autour de votre temps? Inévitablement. Mais vous pouvez également constater que les gens commencent à vous respecter -et votre temps -? Beaucoup plus. La plupart d'entre nous souhaitent que nous pourrions mieux contrôler nos horaires. Si vous êtes prêt à intensifier et à plaider en faveur de politiques plus intelligentes (comme exigeant que toutes les réunions d'avoir des programmes), qui profite à tous. La clé est d'encadrer votre plaidoyer non pas comme purement égoïste ( «Je n'ai pas le temps pour ce non-sens»), mais plutôt comme une manifestation de votre engagement envers l'entreprise et votre mission partagée. «Je veux vous assurer que nous sommes tous aussi productifs que possible," vous pourriez dire, "et c'est pourquoi je pense qu'il est important de nous assurer que nous en respectant le temps de l'autre." En fin de compte, c'est un message difficile de résister .

 


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