Het leven is lieve Laat geen andere mensen verspillen hun tijd op je

We zijn allemaal te druk, de uitgaven onze dagen in back-to-back vergaderingen en onze nachten koortsachtig te reageren op e-mails. (Adam Grant, een beroemde responsieve Wharton professor, vertelde me dat op een "gemiddelde dag" hij zal besteden 3-4 uur het beantwoorden van berichten.) Dat is de reden waarom mensen die onze tijd verspillen de gesel van de moderne zakenleven zijn geworden, belemmert onze productiviteit en vervelend ons in het proces.

Soms is het moeilijk om te ontsnappen, vooral wanneer de time-waster is je baas (één vriend herinnert zich een toezichthouder die 'genoemd vergaderingen alleen maar om lang te vertellen, onsamenhangende verhalen over haar studententijd "en zou" straffen iedereen die probeerde te verlaten en daadwerkelijk uit te voeren werkzaamheden "). Maar in veel andere situaties, kunt u stappen ondernemen om de controle van uw tijd en uw planning te herwinnen. Hier is hoe.

Staat uw gewenste wijze van communicatie. Jarenlang hebben Millennials beroemde vermeden telefoongesprekken - maar bijna iedereen heeft een mededeling voorkeur van een soort. Regina Walton, een social media en community manager, vertelde me dat ze ook een hekel te praten aan de telefoon, een gewoonte ontwikkelde ze na jaren van wonen in het buitenland; e-mail is bijna altijd beter voor haar, als "ik kan reageren als ik tijd en meestal ben zeer snel te antwoorden." Je kunt vaak verergering beperken (en pesterijen via meerdere kanalen) door pro-actief informeren van collega's over de beste manier om u te bereiken, of het nu via telefoontjes, teksten, e-mails, of zelfs tweets.

Vereisen een agenda voor vergaderingen. Zinloos of kruipend bijeenkomsten zijn goed voor een onevenredig deel van de werkplek tijd lekkage. Hier is een oplossing: aandringen op het zien van een agenda voordat u zich verbinden tot het bijwonen van een vergadering, "om ervoor te zorgen Ik kan volledig bij te dragen." U kunt de praktijk te modelleren door het schrijven van een agenda voor de vergaderingen je stoel, en het aanbieden van de sjabloon met anderen te delen. In feite zou je duwen om bedrijfs- normen die het beste praktijken zoals het elimineren van generieke 'updates' (die meestal kunnen worden gemaild op voorhand) en duidelijke vermelding van de beslissingen die moeten worden gemaakt als gevolg van de bijeenkomst zijn onder andere vast te stellen. "Bespreek expansiestrategie" zou een duistere en misschien onproductief agendapunt zijn; "Beslis of u een Tampa kantoor te openen" kan het gesprek veel duidelijker te begeleiden.

Politie gast lijsten. Vergaderingen zijn ook gevaarlijk wanneer hun lijst van genodigden is moedwillig gebouwd, gevuld met irrelevante mensen en ontbreekt beslissers met de bevoegdheid om dingen in beweging te krijgen. Als u bent uitgenodigd, vragen twee kritische vragen. Ten eerste, heb ik nodig om daar te zijn? Kijkend naar de agenda (die u hebt aangedrongen ze bieden), kunt u bepalen of uw inbreng waardevol zou zijn of als je gewoon kunt vinden informatie achteraf. Ten tweede zal de (andere) juiste mensen zijn daar? Als je in theorie je beslissen over de Tampa expansiestrategie en de uitvoerende macht die verantwoordelijk is voor Zuidoost-activiteiten is niet in de kamer, het is waarschijnlijk dat je zult moeten om het hele proces te herhalen voor haar voordeel. Zorg ervoor dat je begrijpt wie de echte beslissers zijn, en niet je tijd (of andere mensen) verspillen totdat ze aanwezig kunnen zijn en deel te nemen.

Dwing anderen voor te bereiden. We hopen en verwachten dat anderen voor te bereiden op bijeenkomsten met ons. Verrassend vaak, dat doen ze niet. Zelfs als ze de vergadering aanvraagt, ze hebben heel weinig onderzoek gedaan en onze tijd verspillen met een zeer fundamentele vragen die ze kunnen hebben Googled. We moeten ons anderen te dwingen te bereiden op voorhand. "Force" is een hard woord, en dat is opzettelijk? - Want het is niet belastend voor mensen die toch bereid zou zijn, maar het daadwerkelijk onkruid uit de niet-gecommitteerde. Debbie Horovitch, een specialist in Google+ Hangouts, is al lang krijgen gratis initiële strategie sessies, maar realiseerde zich dat sommige mensen voordeel namen met irrelevante discussies.

Ze heeft een nieuw beleid: "Iedereen die een oproep / chatten met mij moet een aanvraagformulier invullen wil" met specifieke vragen over wat er zal worden besproken. "Nu ik mijn grenzen en de verwachtingen van de mensen waarmee ik werk hebt ingesteld, is het veel gemakkelijker om de tijd misbaksels te identificeren." Op dezelfde manier, wanneer mensen informatieve interviews met mij te vragen, ben ik begonnen met het verzenden van hen een document met links naar artikelen ik heb over hun interessegebied (steeds een consultant of spreker, het opnieuw uitvinden van hun loopbaan, enz.) en hen te vragen om weer in contact te komen geschreven nadat ze hebben gelezen om te zien welke vragen ze nog steeds. De meeste nooit meer terug naar me, dat is net zo goed? - Ik wil alleen met mensen die geïnteresseerd zijn en toegewijd zijn om te spreken.

Zult u geconfronteerd worden blow-back door harden en zetten duidelijke grenzen rond uw tijd? Onvermijdelijk. Maar je kunt ook vinden dat mensen beginnen om u te respecteren, en uw tijd -? A lot more. De meesten van ons willen dat we konden onze schema's beter te beheersen. Als u bereid bent te intensiveren bent en pleiten voor slimmer beleid (zoals vereist dat alle vergaderingen agenda's hebben), dat iedereen profiteert. De sleutel is om je advocacy niet als louter eigenbelang kaderen ( "Ik heb geen tijd voor deze onzin"), maar in plaats daarvan als een manifestatie van uw inzet voor het bedrijf en uw gedeelde missie. "Ik wil ervoor zorgen dat we allemaal zo productief mogelijk, 'zou je kunnen zeggen," en dat is de reden waarom ik denk dat het belangrijk om ervoor te zorgen dat we respect voor elkaars tijd. "Op het einde, dat is een harde boodschap te weerstaan .