La vida es querida No deje que otras personas pierden el tiempo en que

Todos estamos muy ocupados, el gasto de nuestros días en las reuniones de regreso a la espalda y nuestras noches de febril responder a los correos electrónicos. (Adam Grant, un famoso profesor de Wharton, sensible, me dijo que en un "día normal" que va a pasar 3-4 horas respondiendo mensajes.) Es por eso que las personas que hacen perder nuestro tiempo se han convertido en el azote de la vida empresarial moderna, lo que dificulta nuestra productividad y nos molesto en el proceso.

A veces es difícil escapar, especialmente cuando la pérdida de tiempo es su jefe (un amigo recuerda un supervisor que "llama reuniones sólo para decirle a largo, historias incoherentes acerca de sus años de universidad" y que "castigar a cualquiera que tratara de salir y de hecho realizar trabajos "). Sin embargo, en muchas otras situaciones, se pueden tomar medidas para recuperar el control de su tiempo y su horario. Así es cómo.

Estado de su método preferido de comunicación. Durante años, han evitado la generación del milenio famoso llamadas telefónicas - pero casi todo el mundo tiene una preferencia de comunicación de algún tipo. Regina Walton, un gestor de medios de comunicación y comunidad social, me dijo que ella también odia hablar por teléfono, un hábito que se desarrolló después de años de vivir en el extranjero; correo electrónico es casi siempre mejor para ella, como "puedo responder cuando tengo tiempo y por lo general soy muy rápido para responder." A menudo se puede limitar la agravación (y el acoso a través de múltiples canales), informando de forma proactiva colegas sobre la mejor manera de llegar a usted, ya sea a través de llamadas telefónicas, correos electrónicos, textos, o incluso tweets.

Requerirá una agenda para las reuniones. reuniones sin sentido o incoherentes representan una parte desproporcionada de las fugas de tiempo de trabajo. Aquí hay una solución: insistir en ver una agenda antes de comprometerse a asistir a cualquier reunión, "para asegurar que pueda contribuir plenamente." Usted puede modelar la práctica escribiendo una agenda para las reuniones que usted preside, y ofreciendo compartir la plantilla con los demás. De hecho, se puede empujar para establecer las normas de la compañía, que incluyen las mejores prácticas, tales como la eliminación de "actualizaciones" genéricos (que por lo general puede ser enviado por correo electrónico por adelantado) y que indica claramente las decisiones que se deben tomar como resultado de la reunión. "Discutir la estrategia de expansión" sería un elemento turbia y quizá improductivo orden del día; "Decidir si se debe abrir una oficina de Tampa" puede guiar la conversación con mucha más claridad.

listas de invitados de la policía. Las reuniones también son peligrosos cuando su lista de invitados se ha construido arbitrariamente, llena de personas que toman las decisiones irrelevantes y carecen de la autoridad para hacer avanzar las cosas. Si le han invitado, dos preguntas críticas. En primer lugar, ¿tengo que estar allí? En cuanto a la agenda (la que ha insistido en que se proporcionan), el usuario puede evaluar si su entrada sería valioso o si sólo se puede averiguar los detalles después. En segundo lugar, serán las (otras) personas adecuadas estar allí? Si está teóricamente decidiendo sobre la estrategia de expansión de Tampa y el ejecutivo a cargo de las operaciones del Sudeste no está en la habitación, lo más probable es que tendrá que repetir todo el proceso otra vez para su beneficio. Asegúrese de que entiende que los que toman las decisiones son reales, y que no pierda su tiempo (o de otras personas) hasta que puedan estar presentes y participar.

Obligar a otros a preparar. Todos esperamos y esperamos que los demás se prepararán para reuniones con nosotros. Sorprendentemente menudo, no lo hacen. Incluso cuando se les solicita la reunión, que pueden haber hecho muy poca investigación y perder el tiempo con preguntas muy básicas que podrían haber buscado en Google. En su lugar, tenemos que obligar a otros a preparar con antelación. "Fuerza" es una palabra dura, y eso es intencional - porque no es una carga para las personas que se han preparado de todos modos, sin embargo, efectivamente elimina a los no comprometidos. Debbie Horovitch, un especialista en Hangouts de Google+, desde hace tiempo ofrece sesiones de estrategia iniciales gratuitos, pero se dio cuenta de que algunas personas estaban tomando ventaja de las discusiones irrelevantes.

Ella ha adoptado una nueva política: "Todo aquel que quiera una llamada / charlar conmigo deberá rellenar una solicitud" con preguntas específicas acerca de lo que va a ser discutido. "Ahora que he puesto mis límites y expectativas de las personas con las que trabajo, es mucho más fácil identificar las pérdidas de tiempo." Del mismo modo, las personas solicitan entrevistas informativas con mí, he comenzado el envío de un documento con enlaces a artículos he escrito sobre su área de interés (convertirse en un consultor o representante, reinventar sus carreras, etc.) y pedirles que volver en contacto después de que ellos han leído para ver qué preguntas que todavía tienen. La mayoría nunca volver a mí, lo que es igual de bien? - Yo sólo quiero hablar con las personas que están interesados ​​y comprometidos.

Va a enfrentar soplado de nuevo por el endurecimiento y poniendo límites claros alrededor de su tiempo? Inevitablemente. Pero también se puede encontrar que la gente empieza a respetar -y que su tiempo -?? Mucho más. La mayoría de nosotros nos hubiera gustado un mejor control de nuestros horarios. Si usted está dispuesto a intensificar y argumentar a favor de políticas más inteligentes (como todas las reuniones que requieran tener agendas), que beneficia a todos. La clave es para enmarcar su incidencia no es tan puramente egoísta ( "no tengo tiempo para estas tonterías"), sino más bien como una manifestación de su compromiso con la empresa y su misión compartida. "Quiero para asegurarse de que todos estamos tan productivo como sea posible", se podría decir, "y por eso creo que es importante asegurarse de que estamos respetar el tiempo de los demás." Al final, eso es un mensaje difícil de resistir .