A vida é querida Não deixe que outras pessoas desperdiçam seu tempo com você

Estamos todos muito ocupados, gastando nossos dias em reuniões back-to-back e nossas noites febrilmente responder e-mails. (Adam Grant, professor de Wharton famosa ágil, me disse isso em um "dia normal", ele vai passar 3-4 horas respondendo mensagens.) É por isso que as pessoas que desperdiçam nosso tempo tornaram-se o flagelo da vida empresarial moderna, o que dificulta a nossa produtividade e irritante-nos no processo.

Às vezes é difícil escapar, especialmente quando a perda de tempo é o seu chefe (um amigo se lembra de um supervisor que "chamou reuniões apenas para dizer longos, histórias divagar sobre seus anos de faculdade" e seria "castigar qualquer um que tentou sair e realmente executar o trabalho "). Mas em muitas outras situações, você pode tomar medidas para recuperar o controle do seu tempo e sua programação. Veja como.

Declare o seu método preferido de comunicação. Durante anos, a geração do milênio têm famosa evitado telefonemas - mas quase todo mundo tem uma preferência de comunicação de algum tipo. Regina Walton, a mídia e comunidade gestor social, me disse que ela também odeia falar ao telefone, um hábito que desenvolveu depois de anos de residentes no estrangeiro; e-mail é quase sempre melhor para ela, como "Eu posso responder quando tenho tempo e normalmente sou muito rápido para responder." Muitas vezes você pode limitar o agravamento (e assédio através de múltiplos canais), informando proativamente colegas sobre a melhor maneira de alcançá-lo, se é através de telefonemas, textos, e-mails, ou mesmo tweets.

Exigir uma agenda de reuniões. reuniões inúteis ou caminhadas são responsáveis ​​por uma parcela desproporcional de fuga de tempo no local de trabalho. Aqui está uma solução: insistem em ver uma agenda antes de se comprometer a participar de qualquer reunião ", para garantir que eu possa contribuir plenamente." Você pode modelar a prática escrevendo uma agenda para as reuniões que você cadeira, e oferecendo-se para compartilhar o modelo com outras pessoas. Na verdade, você poderia empurrar para estabelecer normas da empresa, que incluem as melhores práticas como a eliminação de "atualizações" genéricos (que geralmente pode ser enviado com antecedência) e claramente indicando as decisões que precisam ser feitas, como resultado da reunião. "Discutir estratégia de expansão" seria um item da agenda obscura e talvez improdutiva; "Decida se pretende abrir um escritório de Tampa" pode orientar a conversa muito mais claramente.

listas de convidados polícia. As reuniões também são perigosos quando a sua lista de convidados foi arbitrariamente construído, cheio de pessoas irrelevantes e tomadores de decisões que faltam com a autoridade para fazer as coisas andarem. Se você foi convidado, fazer duas perguntas críticas. Primeiro, eu preciso estar lá? Olhando para a agenda (que você insistiu que eles fornecem), você pode avaliar se sua entrada seria valiosa, ou se você pode apenas descobrir detalhes depois. Em segundo lugar, será que os (outros) pessoas certas estar lá? Se você está decidindo teoricamente sobre a estratégia de expansão Tampa eo executivo encarregado de operações do Sudeste não está no quarto, é provável que você terá que repetir todo o processo novamente para seu benefício. Certifique-se de entender o que os tomadores de decisões reais são, e não perca o seu tempo (ou outras pessoas) até que possam estar presentes e participar.

Forçar os outros a se preparar. Nós todos esperamos e esperamos que os outros vão se preparar para reuniões com nós. Surpreendentemente, muitas vezes, eles não. Mesmo quando eles estão solicitando a reunião, eles podem ter feito muito pouca pesquisa e desperdiçar nosso tempo com questões extremamente básicas que poderiam ter Googled. Em vez disso, temos de forçar os outros a se preparar com antecedência. "Força" é uma palavra dura, e isso é intencional? - Porque não é pesado para as pessoas que teriam preparados de qualquer maneira, mas ele efetivamente elimina os não comprometidos. Debbie Horovitch, especialista em Hangouts do Google+, há muito tem oferecido sessões de estratégia iniciais de cortesia, mas percebeu que algumas pessoas estavam levando vantagem com discussões irrelevantes.

Ela adotou uma nova política: "Todo mundo que quer uma chamada / conversar comigo deve preencher um aplicativo" com perguntas específicas sobre o que será discutido. "Agora que eu definir meus limites e expectativas das pessoas com quem trabalho, é muito mais fácil identificar os desperdiçadores de tempo." Da mesma forma, quando as pessoas solicitar entrevistas informativas com mim, eu já começaram a enviar-lhes um documento com links para artigos Eu tenho escrito sobre a sua área de interesse (se tornar um consultor ou orador, reinventando suas carreiras, etc.) e pedindo-lhes para voltar a tocar depois que lê-los para ver o que perguntas eles ainda têm. A maioria nunca voltar para mim, que é tão bem? - Eu só quero falar com as pessoas que estão interessados ​​e comprometidos.

você irá enfrentar blow-back por endurecer e colocar limites claros em torno de seu tempo? Inevitavelmente. Mas você também pode achar que as pessoas começam a respeitá-lo -e seu tempo? - Muito mais. A maioria de nós gostaria que pudéssemos controlar os nossos horários melhor. Se você está disposto a intensificar e argumentar a favor de políticas mais inteligentes (como exigir que todas as reuniões a ter agendas), que beneficia a todos. A chave é para enquadrar o defesa não como puramente auto-interesse ( "Eu não tenho tempo para isso nonsense"), mas sim como uma manifestação do seu compromisso com a empresa e sua missão compartilhada. "Eu quero ter certeza de que estamos todos tão produtivo quanto possível", você poderia dizer, "e é por isso que eu acho que é importante ter certeza de que estamos respeitando o tempo de cada um." No final, essa é uma mensagem difícil de resistir .